Le fichier client est indispensable pour contrôler le flux de la clientèle au sein d’une entreprise. C’est d’ailleurs pour cela que sa conservation doit être prise au sérieux. Cependant, pour les vieux fichiers, un besoin de suppression peut s’imposer. Comment s’y prendre dans ce cas sans endommager ceux encore utiles ?
Procéder de façon stratégique
Les fichiers clients sont compilés dans une seule et même base de données afin de faciliter leur exploration. C’est dire que supprimer un vieux fichier revient à parcourir l’ensemble de la base pour en retirer celui jugé obsolète. S’il existe des logiciels pour identifier les anciennes données assez rapidement, il est aussi possible de procéder manuellement.
Dans tous les cas, il faudra d’abord informer tous les utilisateurs de la base client pour avoir leur opinion, afin de construire des fichiers plus précis dans l’avenir. La prochaine étape concerne le recensement des vieux fichiers, ceux inutiles et les contacts inactifs depuis un certain moment.
Il faudra maintenant procéder à leur retrait de la base de données en suivant une chronologie donnée (des plus anciens ou moins anciens). Selon le modèle adopté (généralement un tableau), il est préférable de supprimer l’une après l’autre les lignes qui portent les infos à éliminer.
Nettoyer en laissant des traces
Certains fichiers clients à priori obsolètes peuvent s’avérer utiles dans le futur. Ainsi, avant de procéder au nettoyage, il est fortement recommandé d’en faire une copie à conserver dans un endroit sûr. En effet, en matière de marketing, les informations relatives aux clients sont hyper sensibles. Avec une copie disponible, il est plus aisé de se retrouver.