Lors de l’embauche, l’employeur a l’obligation de remplir des formalités relatives à cela auprès des organismes sociaux concernés. Parmi ces formalités, on retrouve la DPAE ou déclaration préalable à l’embauche. Cette formalité remplace celle de la déclaration unique d’embauche et elle s’impose à tous les employeurs sans exception. Celui-ci a l’obligation de faire parvenir le document à l’organisme au moins 8 jours avant l’embauche d’un salarié.
Déclaration préalable à l’embauche : définition
La DPAE est un document dressé par tout employeur et qu’il devra faire parvenir à l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF) ou à la mutualité sociale agricole (MSA) lorsqu’il est sur le point de recruter un salarié. Il s’agit d’une formalité obligatoire qui s’impose à l’employeur avant toute embauche. Elle rassemble 6 étapes, à commencer par la déclaration de première embauche dans un établissement. Ensuite, l’employeur va demander l’immatriculation du salarié au régime général de la sécurité sociale. La prochaine étape consiste à la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage puis la demande d’adhésion du salarié à un service de santé au travail. Il s’en suit la demande de visite médicale d’embauche et enfin la déclaration nominative des salariés à embaucher. Cette procédure doit être menée par l’employeur lui-même ou par un mandataire au minimum 8 jours avant la date de l’embauche effective. À noter que la DPAE s’effectue sur le site internet de l’URSSAF, ce qui facilite grandement l’opération. L’URSSAF remet à l’employeur un accusé de réception dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.
Quelle est l’utilité de la DPAE ?
La DPAE concerne tous les employeurs sans exception et donc tous les départements des ressources humaines des entreprises, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise ou son secteur d’activité. Elle doit être effectuée que le salarié bénéficie d’un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée. Les associations sont également susceptibles d’être soumises à la DPAE. Cette formalité a pour fonction première de faire accéder aux futurs employés à tous ses droits sociaux. De cette manière, ils seront en mesure de bénéficier des protections sociales en cas de perte de travail ou en cas d’accident au travail.
Grâce à la DPAE, l’employeur est également en mesure de se prévaloir de certains droits et d’éventuelles exonérations. Mais plus important encore, la DPAE permet à l’employeur d’être en règle aux exigences de certaines administrations. En effet, c’est une manière pour celui-ci de déclarer la présence de salariés au sein de son entreprise. Il faut savoir que le travail dissimulé engendre des sanctions.
Comment effectuer une DPAE ?
Dans le cadre d’une DPAE, le respect du délai imparti est primordial. Ce délai est de 8 jours au moins avant la prise de fonction du salarié ou avant le début de la période d’essai. Le document doit également contenir des mentions obligatoires comme des informations relatives à l’entreprise qui recrute, des informations concernant la personne à recruter, la date de l’embauche ainsi que la nature du contrat de travail. En cas de non-respect de l’obligation de DPAE, l’employeur s’expose à des sanctions. Cela consiste notamment à la régularisation auprès de l’URSSAF des cotisations de sécurité sociale résultant de l’absence de déclaration. Le défaut de DPAE est également sanctionné d’une pénalité d’un montant correspondant à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. En matière pénale, le défaut de DPAE constitue un délit appelé dissimulation d’emploi salarié. Cela expose l’employeur à 45 000 à 225 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement s’il s’agit d’une personne physique. Il existe cependant des types d’employeurs qui sont exonérés de DPAE. Ce sont les adhérents au titre emploi service entreprise (TESE), les adhérents au Titre firme étrangère (TFE), les adhérents aux chèques emploi associatif (CEA) et le particulier qui emploie un autre particulier à domicile.